サロンから送る予約メールの例文｜予約確認・変更・キャンセル受付・キャンセル待ち

公開日：2026年10月5日

この記事は、お店からお客様へ送る予約の連絡の例文集です（お客様からお店へ送るキャンセルの文面ではありません）。予約の受付から、確定、日時の変更、キャンセル、キャンセル待ちのご案内まで、場面ごとに使える文面をまとめました。

どの連絡にも入れるのは、お名前・日時・メニュー・担当・お店への連絡方法です。キャンセルや変更が関わる連絡には、いつまでに・どうすればよいかも書きます。例文の【　】や○○は、お店の内容に置き換えてください。

場面別の早見表

1. 予約の受付（まだ確定していないとき）

お店が確認してから成立させる受け方では、申込みの時点では予約は決まっていません。お客様が「予約できた」と思い込まないよう、はっきり書きます。

件名：ご予約のお申し込みを受け付けました（確定前）【店名】

【お客様名】様
ご予約のお申し込みをありがとうございます。【店名】です。
まだご予約は確定していません。内容を確認し、【2時間以内】に確定のご連絡をいたします。

・ご希望の日時：10月9日（金）14:00〜
・メニュー：【カット＋カラー】
・担当：【○○】

ご連絡まで、ご希望の時間は【お取り置きしています／お取り置きしていません】。
ご連絡がない場合は、お手数ですがお電話（【電話番号】）でお問い合わせください。

2. 予約の確定

確定の連絡には、キャンセルの決まりを入れておきます。予約の前に決まりを伝えておくことが、のちにキャンセル料を案内するときの前提になります。

件名：ご予約が確定しました（10月9日 14:00）【店名】

【お客様名】様
【店名】です。下記の内容でご予約が確定しました。

・日時：10月9日（金）14:00〜（約【120】分）
・メニュー：【カット＋カラー】
・担当：【○○】
・場所：【住所】（【最寄り駅から徒歩○分】）

【キャンセル・変更について】
ご変更・キャンセルは、前日の19時までにご連絡ください。それ以降のキャンセルと、ご連絡のないキャンセルは、施術料金の【50%】をキャンセル料として頂戴します。

当日お会いできるのを楽しみにしております。
【店名・電話番号】

キャンセルの決まりの書き方は、キャンセルポリシーの例文と決め方で詳しく解説しています。

3. 日時変更の受付

変更の連絡は、変更前と変更後の両方を書くと、お客様が古い日時と取り違えません。

件名：ご予約の日時を変更しました【店名】

【お客様名】様
【店名】です。ご連絡ありがとうございます。ご予約の日時を下記のとおり変更しました。

・変更前：10月9日（金）14:00〜
・変更後：10月16日（金）15:00〜
・メニュー・担当：変更なし（【カット＋カラー】／【○○】）

変更後の日時のキャンセルの決まりは、これまでと同じです（前日19時まで）。

4. キャンセルの受付（期限内）

期限内のキャンセルは、費用がかからないことをはっきり書きます。次の来店につながる一言を添えます。

件名：ご予約のキャンセルを承りました【店名】

【お客様名】様
【店名】です。ご連絡ありがとうございます。10月9日（金）14:00のご予約のキャンセルを承りました。期限内のご連絡ですので、キャンセル料はかかりません。

またのご予約は、こちらのページ（【予約ページのURL】）またはお電話でお待ちしております。

5. キャンセルの受付（期限後）

期限を過ぎたキャンセルでも、連絡をくれたことにまずお礼を伝えます。そのうえで、予約の時にお伝えした決まりと、金額・支払い方法を書きます。

件名：ご予約のキャンセルについて【店名】

【お客様名】様
【店名】です。ご連絡をいただきありがとうございます。10月9日（金）14:00のご予約のキャンセルを承りました。

ご予約の確定時にお送りしたとおり、前日19時以降のキャンセルは、施術料金の【50%】をキャンセル料として頂戴しております。
・キャンセル料：【4,000】円（施術料金【8,000】円（税込）×50%）
・お支払い方法：【次回のご来店時／下記口座へのお振込み】
・お支払い期限：【次回のご来店時／○月○日まで】

【事情により免除することがあるお店のみ】ご事情がおありでしたら、お知らせください。

最後の一文は、事情によっては免除する、と決めているお店だけが入れてください。キャンセル料の請求の進め方や、連絡なく来店がなかったときの文面は、無断キャンセルのキャンセル料は請求できる？にまとめています。

6. キャンセル待ちの空き案内

空きを複数の方に案内する場合は、先に予約した方が優先であることを書いておくと、行き違いのトラブルを防げます。

件名：キャンセル待ちのご案内（10月9日 14:00が空きました）【店名】

【お客様名】様
【店名】です。キャンセル待ちにご登録いただいていた日時に、空きが出ました。

・日時：10月9日（金）14:00〜
・担当：【○○】

ご希望の場合は、こちらのページ（【予約ページのURL】）からご予約ください。【複数の方に案内する場合】ほかにもご案内している方がいらっしゃるため、先にご予約いただいた方を優先いたします。行き違いの際はご容赦ください。

7. 前日の確認（SMS・LINEの短文）

SMSやLINEは短く読まれるので、日時・店名・変更や取り消しの方法だけにします。

【店名】明日10月9日（金）14:00のご予約をお待ちしております。ご変更・お取り消しは本日19時までに、こちら（【URL】）またはお電話（【電話番号】）でお願いします。

リマインドで無断キャンセルを減らす考え方と、SMSとLINEの使い分けは、ノーショー（無断キャンセル）の対策をご覧ください。

書くときの注意

• 予約の連絡に、宣伝を混ぜない——キャンペーンやクーポンなど広告・宣伝のメールやSMSを送るには、原則としてお客様の事前の同意が必要です（特定電子メール法・総務省の案内）。予約の連絡は予約の連絡だけにして、お知らせは同意をもらった方に別に送ると安全です。
• 件名に日時を入れる——お客様がメールを探すとき、日時で見つけられます。
• 確定と受付を言い分ける——「受け付けました」と「確定しました」を同じ意味で使わないようにします。
• 電話番号やURLは毎回入れる——お客様が返信先を探さずに済みます。

オーダーカレンダーで自動で届く連絡

• 全プラン——予約の受付・確定・キャンセルなどの連絡が、メールアドレスを入力したお客様に自動で届きます。お店が書いたキャンセルの決まりは、予約ページと予約確認ページに表示されます。
• LINE通知オプション（スタンダード以上・月額980円・税別）——確定の連絡がLINEにも届き、前日・当日のリマインドはLINEで届きます（メールでのリマインドはありません）。
• キャンセル待ち（スタンダード以上）——キャンセルが出ると、キャンセル待ちのお客様に空きが自動で案内されます。

くわしくは料金ページをご覧ください。

よくある質問

予約確定のメールには何を書けばいいですか？

お名前・日時・所要時間・メニュー・担当・場所と、キャンセルや変更の決まり（いつまでに、どうすればよいか、キャンセル料）です。決まりを予約の前に伝えておくことが、のちにキャンセル料を案内するときの前提になります。

キャンセルの連絡が来たら、どう返信すればいいですか？

まず連絡へのお礼を伝え、キャンセルが完了したことを書きます。期限内なら費用がかからないこと、期限後ならキャンセルの決まりと金額・支払い方法を書きます。

キャンセル待ちの方に、空きをどう案内すればいいですか？

空いた日時と担当、予約の取り方を書き、複数の方に案内する場合は先に予約した方を優先すると伝えます。行き違いが起きたときのお詫びの一文も添えておくと安心です。

確定のメールが届かないと言われたら？

迷惑メールのフォルダに入っていないか、お店のメールアドレス（ドメイン）からの受信を許可しているかを確かめてもらいます。届かないときに備えて、例文のように電話番号を必ず書いておくと、お客様が問い合わせられます。

予約確認のメールに、キャンペーンの案内を入れてもいいですか？

広告・宣伝のメールやSMSを送るには、原則としてお客様の事前の同意が必要です。予約の連絡と宣伝は分け、お知らせは同意をもらった方に送るのが安全です。

出典（2026年10月5日に確認）

1. 総務省「迷惑メール対策」（特定電子メール法）
   https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/d_syohi/m_mail.html
2. オーダーカレンダー：料金ページ・LINE通知の案内